Ako planirate sastanak, dobro je pridržavati se određenih pravila kako sastanak ne bi bio gubitak vremena i novca.
Uspješan sastanak vam može otvoriti brojna vrata. Nikad se ne zna unaprijed koje uloge će ljudi koje susrećete igrati u vašem životu. Zato je priprema sastanka vrlo bitna bez obzira je li riječ o internom sastanku ili o sastanku s ključnim poslovnim partnerom.
Sastanci mogu biti vrlo produktivni i može se puno postići u kratkom vremenu. Tokom naporne radne sedmice, posljednja stvar koju želite je izgubiti sat ili više vremena na neproduktivan susret.
Evo nekoliko aktivnosti koje mogu pomoći da sastanci budu uspješni.
Prije nego što zakažete sastanak, utvrdite njegovu opravdanost
Šta to znači? Zapitajte se: “Što želim postići sastankom? Zašto moram okupiti te ljude na sastanku?” Ako ne možete artikulisati potrebu za sastankom, ne sazivajte ga. Ako možete, proces artikulacije omogućit će vam da izoštrite fokus onoga što želite ostvariti sastankom te ćete povećati šanse za postizanje svojih ciljeva.
Saznajte nešto o sagovorniku prije odlaska na sastanak
Prije odlaska na sastanak potrudite se saznati nešto o osobi s kojom se susrećete. Saznajte nešto više o profesionalnom iskustvu, ličnim interesima. To će pozitivno uticati na percepciju druge osobe, a sastanak će biti produktivniji. Uspješni ljudi nikada ne zanemaruju ovo jednostavno pravilo.
Razmislite o kontekstu sastanka
Pripremite se za sastanak, razmislite o pitanjima koje ćete postaviti tokom razgovora ili predvidite potencijalna pitanja, pripremite odgovore u skladu s tim. Uzmite u obzir različite tokove sastanka. Budite spremni!
Fokusirajte se na interese sugovornika
Usredotočite se na potrebe i interese sagovornika. Ponudite im ono što žele. Istaknite prednosti rada s vama na nenametljiv način. To ne znači da trebate zanemariti svoje vlastite interese, ali to znači da se ne treba usredotočiti samo na vlastite ciljeve. Pokušajte shvatiti motivaciju drugih ljudi.
Sazvali ste sastanak, vi ga vodite
Onaj ko sazove sastanak treba biti odgovoran za vođenje sastanka. Iako svako treba učestvovati, samo jedna osoba treba biti odgovorna za cjelokupni tok susreta, preuzeti odgovornost da sastanak protekne efikasno te na kraju izdvojiti zaključke.
Istaknite zaključke
Sastanci su beskorisni ako ne završavaju zaključcima i ako iza njih ne slijedi djelovanje.
Zaključci trebaju biti poslani sudionicima koji bi trebali znati što trebaju raditi. Sastanci mogu biti vrlo moćan alat za uspjeh vašeg poslovanja. Međutim, kao i svaki drugi alat, možete u potpunosti iskoristili prednosti samo ako ga ispravno koristite.
Počnite na vrijeme, završite na vrijeme
Ako imate odgovornost za vođenje sastanka i imate reputaciju nekoga ko počinje i završava brzo, bit ćete zadivljeni koliko će ljudi rado prisustvovati sastanku. Ljudi cijene kad shvate da vam je njihovo vrijeme vrijedno. Ne zakazujte sastanke koji će trajati duže od sat vremena. Šezdeset minuta je obično najduže vrijeme koliko osoba može ostati fokusirana.
