Novi informacioni sistem je nabavljen, pušten u rad i projekat je formalno završen. Ipak, zaposleni i dalje vode papirne evidencije, dio njih sistem koristi samo povremeno, a institucija nakon nekoliko godina shvati da ne može promijeniti dobavljača bez velikih dodatnih troškova. Takvi problemi u digitalizaciji javnog sektora često počinju mnogo prije nego što postanu vidljivi.
O rizicima koji prate projekte digitalizacije javnog sektora razgovarali su prof. dr Saša Mrdović sa Elektrotehničkog fakulteta Univerziteta u Sarajevu i Selma Dević-Kutlovac, konsultantica Revicona, na fireside chatu održanom u okviru V Revicon Međunarodnog kongresa javnog sektora NEXUS u Neumu.
Mrdović je ukazao da digitalizacija može skratiti procedure, smanjiti broj odlazaka na šaltere i olakšati rad institucija, ali samo ako se projekat dobro isplanira od samog početka.
„Projekti digitalizacije su različiti, ali rizici su ponovljivi. Ako ih možemo prepoznati na vrijeme, možemo i spriječiti da problem postane skup“, kazao je Mrdović.
Prvo pitanje zato nije koji softver nabaviti, nego koji problem institucija želi riješiti. Ako se projekat svodi samo na to koji će se sistem uvesti, a ne na to šta bi trebalo biti bolje za građane ili zaposlene, teško je kasnije procijeniti je li ulaganje imalo smisla.
Mnogo problema može se spriječiti još tokom javne nabavke. Ko je vlasnik podataka i dokumentacije, može li drugi dobavljač preuzeti održavanje i šta se događa ako saradnja sa postojećim dobavljačem prestane, pitanja su na koja institucija mora imati odgovor prije potpisivanja ugovora.
„Institucija koja nema svoje podatke u upotrebljivom obliku, dokumentaciju sistema i odgovarajuća prava nad izvornim kodom zapravo nema punu kontrolu nad sistemom koji je platila“, upozorio je Mrdović.
Rizici ne prestaju kada je sistem kupljen i pušten u rad. Treba unaprijed znati koliko će koštati njegovo održavanje i nadogradnja, ali i pratiti koriste li ga zaposleni i da li im zaista ubrzava i olakšava posao. Ako zaposleni uz novi sistem i dalje vode stare evidencije, ako građani ne dobijaju bržu uslugu ili se dio sistema gotovo ne koristi, nije dovoljno reći da je projekat uspio samo zato što je softver pušten u rad.
Mrdović je ukazao i na značaj ljudi koji će sistem koristiti. Obuka, podrška i njihovo uključivanje u razvoj i testiranje mogu biti jednako važni kao i samo tehničko rješenje. U suprotnom, zaposleni se mogu vratiti starom načinu rada, a institucija istovremeno plaćati i novi sistem i stare procedure.
Upravo je provođenje promjene u praksi, a ne samo izbor tehnološkog rješenja, jedno od pitanja koje institucijama često predstavlja najveći izazov, istakla je Selma Dević-Kutlovac.
„Ovakav razgovor daje prostor da se stručna tema spusti na nivo konkretnih odluka i problema sa kojima se ljudi susreću u svom poslu. Nije dovoljno znati šta bi prema pravilima i preporukama trebalo uraditi. Važno je razgovarati o tome kako to zaista provesti u instituciji, sa ljudima, procedurama i resursima koji su na raspolaganju“, kazala je Dević-Kutlovac.
Kako je dodala, institucije često dobro prepoznaju šta žele unaprijediti, ali je mnogo teže promjenu stvarno provesti i učiniti je dijelom svakodnevnog rada.
„Kroz edukacije i konsultantski rad vidimo da najveći izazov često nije prepoznati potrebu za promjenom, nego tu potrebu pretočiti u pravo rješenje. Razgovor sa stručnjacima, razmjena iskustava i razumijevanje postojećih procesa mogu pomoći da rješenje bude ne samo dobro zamišljeno nego i održivo u praksi“, zaključila je Dević-Kutlovac.