Koliko vam se puta činilo da će neki sastanak trajati vječno i da osoba koju slušate može da priča cijeli dan? Kako biste stigli da obavite sve što ste zamislili u toku dana svoje sastanke morate završavati na vrijeme, a evo savjeta kako da to i ostvarite.
Nerijetko se na sastancima dogodi da se ode u potpuno drugu temu i krajnost. Ljudi ponekad znaju da budu bezobzirni prema vašem vremenu i obavezama. Ponekad se sastanak toliko oduži da više ni ne znate o čemu se priča jer uveliko kasnite na sljedeće sastajanje, a sve je postalo veoma monotono i nema srž niti poentu.
Upravljajte vremenom svog sastanka. Ukoliko zakažete da će sastanak trajati sat vremena on će toliko i trajati bez obzira da li je riječ o petnaestominutnoj temi. Morate biti disciplinovani, odvajati tačno onoliko vremena koliko je potrebno za sastanak i držati se onoga što je dogovoreno.
U suprotnom vaš dan se veoma lako može preokrenuti. Uvijek na sastanak dođite na vrijeme ali, što je još važnije, na vrijeme sa njega izađite.
Najgora greška koju možete da napravite na sastanku jeste da pustite da on traje preko dogovorenog vremena. Takođe, problem nastaje kada neko kasni pa priča mora da se ponavlja.
Ukoliko želite da na dobar način upravljate vremenom naznačite u mejlovima posebno u koliko sati sastanak mora da se završi. A ovo je nekoliko savjeta Time management ninja kako da u tome uspijete:
- Počnite na vrijeme – Bez obzira da li neko kasni ili se ljudi i dalje vrzmaju okolo, započnite sastanak na vrijeme. To će cijelom sastanku dati na ozbiljnosti.
- Imajte agendu – Mnogi se sastanci vode bez smisla i redoslijeda. Organizujte vrijeme svog sastanka i po tezama postavljajte probleme i pitanja.
- Postavite očekivanja – Prije nego što započnete sastanak sa učesnicima istog porazgovarajte o svrsi viđanja, odredite vrijeme i postavite šta očekujete od razgovora. Ovo će ljudima nesvjesno usmjeriti konverzaciju. I niko se neće iznenaditi kada se sastanak završi, a da oni nisu rekli sve što su imali na umu.
- Držite se teme – Neka vas razgovor ne odvede daleko od problema. Budite disciplinovani i uvijek imajte na umu koja je poenta sastanka.
- Provjeravajte vrijeme – pogotovo kada je riječ o sastancima koji traju duže od 15 minuta. Neka sat bude pred vama ili pored agende kako biste uvijek provjeravali da li sve ide po planu.
- Završite ranije – Nemojte završavati izlaganje na vrijeme već to učinite nešto ranije. Uvijek postoji prostor za dodatna pitanja i diskusiju. Ukoliko na sastanak dođete deset minuta ranije došli ste na vrijeme. Isto važi i za to kada završite 10 minuta ranije.
- Izvinite se – Ukoliko vidite da se sastanak sigurno ne završava na vrijeme, napustite ga sa stilom. U dogledno vrijeme se izvinite i imajte na umu šta je najbolji izgovor – Gospodo, izvinite me ali imam drugi sastanak.
