Odgovor na pitanje kako da organizujete svoje vrijeme prilično je jednostavan. Postoje samo tri načina da utrošite vrijeme: misli, razgovori i radnje. Nezavisno od toga kojim se poslom bavite, sve će se vrtiti oko toga kako ova tri načinaorganizujete.
Uvježbajte ove tehnike i naučite da organizujete svoje vrijeme kako treba:
- Nosite sa sobom raspored i spisak svih razmišljanja, razgovora i aktivnosti koje ste predvidjeli za tu nedjelju. Ovo će vam pomoći da razumijete hitnost neke situacije i da uvidite koliko ste stvari sposobni da uradite u toku dana i na šta vam odlazi vrijeme. Vidjećete koliko vremena zapravo provedete razmišljajući o neproduktivnim stvarima, u besmislenim razgovorima ili postupcima.
- Bilo koja radnja ili razgovor koja vam je važna za uspjeh trebalo bi da ima određeno vrijeme koliko će se dešavati. One “danas uraditi” liste postaju sve duže i duže do momenta u kom nema apsolutno nikakve šanse da sve završite. U ovakvim slučajevima, knjiga sastanaka čini čuda. Zakažite sastanke sa samim sobom i napravite vremenske blokove za prioritetne misli, razgovore i postupke. Zakažite njihov početak i njihov kraj. Budite dovoljno disciplinovani da sve to i ispoštujete.
- Isplanirajte da provedete najmanje 50 odsto vremena na misli, postupke i razgovore koji će vam donijeti bolje rezultate.
- Zakažitevrijeme za prekide/upadice. Isplanirajte mogućnost da budete odvučeni od onoga što radite. Ako ne razumijete šta ovo znači: uzmite u obzir mogućnost da ćete željeti da pogledate epizodu omiljene serije (30 minuta), popijete kafu (20 minuta), popričate sa najboljim prijateljem (10 minuta). I kada se to sve sabere daje sat vremena (60 minuta) prekida vašeg isplaniranog dana. Ali ukoliko ste to sami već predvidjeli i isplanirali, onda vam ne remeti predviđeni raspored, nego se uklapa u postojeći.
- U prvih 30 minuta nakon što se probudite isplanirajte ostatak dana. Ne počinjite dan nakon što ispunite plan. Najvažniji dio dana je vrijeme koje odvojite za planiranje trošenja vremena u tom danu.
Ispoštujte sopstveni plan
- Odvojtepet minuta pred svaki poziv ili zadatak na koji ste se usredsredili i razmislite kakve rezultate želite da postignete. Ovo će vam pomoći da stvorite sliku o tome kako uspjeh izgleda prije nego što počnete. Takođe, usporiće vrijeme. Odvojte pet minuta nakon svakog poziva i aktivnosti/postupka/radnje da odredite da li ste postigli željeni rezultat. Ako niste, šta je nedostajalo? Kako da ubacite to nešto što je nedostajalo u naredni projekat?
- Stavite “Ne ometaj” znak na vrata/skajp/telefon kada apsolutno morate da se posvetite poslu.
- Uvježbajteda se ne javljate na telefon samo zato što zvoni ili da ne gledate u mejlove samo zato što pristižu jedan za drugim. Isključite se sa aplikacija preko kojih imate instant komunikaciju sa nekim. Nemojte ljudima posvećivati pažnju istog trenutka kada je zatraže, osim ako je krucijalno za vaš posao da odmah nekome odgovorite. Umesto toga, isplanirajte vrijeme u kom ćete odgovoriti na sve mejlove i pozive.
- Poisključujte distrakcije tipa Facebooka, Twittera, Skypeai ostalih poznatih mreža, osim ako ih ne koristite kao sredstvo komunikacije sa poslovnim partnerima.
- Zapamtite da je nemoguće sve uraditi.Takođe zapamtite da 20 odsto vaših misli, razgovora i stvari koje uradite daje 80 odsto postignutih rezultata!
Moguće je da će vas često prekidati ili odvlačiti u različitim pravcima, ka različitim novim stvarima koje moraju da se urade. Iako ne možete da utičete na sve te distrakcije i prekidanja, možete sami sebi da kažete koliko vremena planirate da potrošite na druge stvari. A u tome i jeste caka – dobro organizovati vrijeme koje ste isplanirali za uspjeh!
